Checklist Milieujaarverslag

0
  Voor Ondernemingsraden en VGWM-commissies
Tekst en ontwerp van de checklist: Marja Visser

Verschillende grote bedrijven brachten al op vrijwillige basis een milieujaarverslag uit. Toch heeft de overheid besloten om het opstellen van een milieujaarverslag voor een grote groep bedrijven verplicht te maken. De belangrijkste reden hiervoor is dat de overheid steeds meer op basis van vertrouwen afspraken wil maken met de bedrijven over het milieubeleid. In ruil daarvoor moeten de bedrijven ook een aantal dingen doen: een goed functionerend milieuzorgsysteem opzetten, een bedrijfsmilieuplan opstellen én de gegevens over de voortgang van het milieubeleid openbaar maken.

Milieu-organisaties, werknemersorganisaties en bewonersgroepen hebben jarenlang aangedrongen op een wettelijke verplichting voor het uitbrengen van een milieujaarverslag. De belangrijkste overweging daarbij is geweest dat een milieujaarverslag de communicatie tussen bedrijven en de belanghebbenden bij het milieubeleid bevordert. Belanghebbenden zijn bijvoorbeeld de werknemers, de ondernemingsraad, milieu-organisaties, afnemers, toeleveranciers, verzekeraars en aandeelhouders etc. Het milieujaarverslag is dan ook geen doel op zich maar is een middel om te laten zien welke inspanningen een bedrijf geleverd heeft en welke resultaten bereikt zijn.

Ondernemingsraden en VGWM-commissies zijn een belangrijke ‘gebruiker’ van het milieujaarverslag. Zij hebben immers een taak in het stimuleren van milieuzorg in de bedrijven en het creëren van draagvlak in de organisatie voor milieumaatregelen. Om leden van de ondernemingsraad of VGWM-commissies behulpzaam te zijn bij het lezen en beoordelen van het milieujaarverslag van hun bedrijf, heeft FNV Bondgenoten de Checklist Milieujaarverslag ontwikkeld.

Twee verslagen: Overheidsverslag en publieksverslag
De bedrijven die onder de nieuwe wettelijke verplichting komen te vallen zullen niet één milieujaarverslag uitbrengen maar twee: een overheidsverslag en een publieksverslag. Het overheidsverslag is een gedetailleerd en technisch verslag. Het overheidsverslag komt in de plaats van de vele rapportageverplichtingen waaraan bedrijven in het verleden moesten voldoen. Deze rapportages zijn allemaal samengebracht in het overheidsverslag. Op deze manier besparen de bedrijven veel tijd en administratieve rompslomp. Door de overheid kan het milieujaarverslag onder andere worden gebruikt om te controleren of het bedrijf aan de milieuvergunning voldoet. Daarom is vrij nauwkeurig vastgelegd welke gegevens in het overheidsverslag moeten staan.

Het publieksverslag is een begrijpelijk, toegankelijk rapport. Het is bedoeld om belanghebbenden op een toegankelijke manier te informeren over de milieubelasting van een bedrijf en over de inspanningen van het bedrijf om de milieubelasting te verminderen. Belanghebbenden zijn onder andere de werknemers, omwonenden, milieu-organisaties, afnemers, toeleveranciers, banken, verzekeraars etc. Ook aan het publieksverslag worden door de overheid eisen gesteld. In ieder geval moet het publieksverslag een beschrijving bevatten van de milieubelasting, de milieuzorg en de toekomstverwachtingen. Verder moet het verslag beknopt, begrijpelijk en betrouwbaar zijn. In grote lijnen komt het erop neer dat het publieksverslag een populaire samenvatting is van het overheidsverslag.

Bedrijven die geregistreerd zijn in het kader van het Europese milieubeheer- en milieu-auditsysteem (EMAS) zijn niet verplicht om een publieksverslag op te stellen. Deze bedrijven brengen in het kader van EMAS al regelmatig een publieksverslag uit.

Volgens artikel 31a lid 8 van de Wet op de ondernemingsraad (WOR) moet een bedrijf ongevraagd een exemplaar van beide milieujaarverslagen ter bespreking aan de ondernemingsraad of VGWM-commissie beschikbaar stellen.
Afhankelijk van de situatie kan een ondernemingsraad of VGWM-commissie besluiten om ofwel het overheidsverslag ofwel het publieksverslag te gebruiken. Heeft een OR of VGWM-commissie weinig ervaring met het milieubeleid, is er weinig tijd beschikbaar of wil men zich tot de hoofdlijnen beperken, dan is het beter om zich op het publieksverslag te richten. Heeft de OR of VGWM-commissie wel ervaring met het milieubeleid en wil men zich meer in de details van het milieubeleid verdiepen dan ligt het voor de hand om daarnaast het overheidsverslag te gebruiken.

Bedrijven kunnen onderdeel uitmaken van een concern. Meestal brengt een concern ook een publieksverslag uit voor alle onderdelen tezamen. Voor de ondernemingsraad of VGWM-commissie is het concernverslag echter minder interessant dan het milieuverslag van de eigen vestiging. Een concernverslag moet weliswaar informatie bevatten van alle afzonderlijke bedrijven maar die informatie zal minder uitgebreid zijn dan in het vestigingsverslag.

Het milieujaarverslag als onderdeel van het milieubeleid
Het milieujaarverslag is een onderdeel van het bedrijfsmilieubeleid. De andere onderdelen zijn:

Het bedrijfsmilieuplan. Hierin legt het bedrijf vast welke prioriteiten gekozen zijn en welke doelen in de komende vier jaar gesteld zijn. Het bedrijfsmilieuplan wordt goedgekeurd door de overheid. De ondernemingsraad heeft op basis van de WOR adviesrecht over het bedrijfsmilieuplan; Het milieujaarplan. In een milieujaarplan worden de maatregelen genoemd die het bedrijf in een kalenderjaar wil doorvoeren. Onderdeel van het milieujaarplan is de financiering van het milieubeleid (o.a. personeelskosten, heffingen voor lozingen en afvalverwijdering, opleidingskosten, terugverdieneffecten en investeringen in milieumaatregelen); Het milieuzorgsysteem. Met een milieuzorgsysteem kan een bedrijf inzicht krijgen in, grip krijgen op en streven naar vermindering van de effecten van de bedrijfsvoering op het milieu. Soms laat een bedrijf haar zorgsysteem certificeren. Dat houdt in dat een extern bureau controleert of het systeem aan bepaalde eisen voldoet. Het externe bureau kijkt niet naar de resultaten van het gevoerde milieubeleid. Dat doet de overheid én in toenemende mate de ondernemingsraad of VGWM-commissie. De milieuvergunning. Ieder bedrijf dat onder de werkingssfeer van de Wet Milieubeheer (Wm) en de Wet Verontreiniging Oppervlaktewateren (Wvo) valt, dient een milieuvergunning respectievelijk Wvo-vergunning te hebben.

De onderdelen vormen een stevig fundament voor het milieubeleid van het bedrijf. De maatregelen in het milieujaarplan passen als het goed is binnen de prioriteiten en doelstellingen uit het bedrijfsmilieuplan. De milieuvergunning en het bedrijfsmilieuplan hebben in grote lijnen dezelfde inhoud. In het milieuzorgsysteem staat beschreven hoe alle onderdelen van de organisatie bijdragen aan de uitvoering van de maatregelen en wie waarvoor verantwoordelijk is. In het milieujaarverslag wordt gerapporteerd over inspanningen, de bereikte resultaten en mogelijke knelpunten.

Doel van de checklist
De Checklist Milieujaarverslag is gemaakt voor ondernemingsraden en VGWM-commissies. Voordat uitgelegd wordt wat het doel van de checklist is en waarvoor hij gebruikt kan worden, wordt eerst kort stil gestaan bij de rol van ondernemingsraden en VGWM-commissies bij milieu.

Sinds kort is de milieuzorg als zelfstandig onderdeel opgenomen in de Wet op de Ondernemingsraad (WOR). Daarmee is milieu een volwaardig onderdeel geworden van de medezeggenschap in bedrijven. De betrokkenheid van de ondernemingsraad of de door hem ingestelde VGWM-commissie is formeel in de wet verankerd. Volgens artikel 28 lid 4 van de WOR heeft de ondernemingsraad een actieve taak op het gebied van milieuzorg. Ook is de werkgever volgens artikel 25 lid 1 van de WOR verplicht om advies aan de ondernemingsraad te vragen als hij van plan is om belangrijke maatregelen te treffen die de zorg van de onderneming voor het milieu betreffen. Onder een belangrijke maatregel wordt volgens de wet verstaan ‘het treffen of wijzigen van een beleidsmatige, organisatorische of administratieve voorziening in verband met het milieu’. Gedacht kan worden aan het opstellen van het bedrijfsmilieuplan, het investeren in bijvoorbeeld een nieuwe afvalwaterzuiveringsinstallatie of het certificeren van het milieuzorgsysteem.

Ondernemingsraden en VGWM-commissies kunnen hun milieutaak op veel manieren uitoefenen. Dat kan variëren van het af en toe uitnodigen van de milieucoördinator in de vergadering tot het houden van eigen milieurondes over de verschillende bedrijfsafdelingen om milieuknelpunten te inventariseren; van het beoordelen van het bedrijfsmilieuplan tot het zitting nemen in de milieucommissie die de uitvoering van het milieubeleid in het bedrijf coördineert. Belangrijk is om in de gaten te houden wat precies de verantwoordelijkheid en de doelstelling van de ondernemingsraad of VGWM-commissie is. Kiest een ondernemingsraad bijvoorbeeld als doelstelling het toetsen van het milieubeleid dan is een daarbij passende activiteit het beoordelen van het bedrijfsmilieuplan en de milieujaarplannen. Wordt het accent juist gelegd bij het oplossen van milieuknelpunten op de werkvloer dan kan een activiteit zijn om op iedere afdeling een contactpersoon milieu te krijgen of om regelmatig eigen milieurondes over de verschillende afdelingen te houden.

Het bespreken van het milieujaarverslag is in principe ook een invulling van de milieutaak van de ondernemingsraad. Ook hiervoor geldt dat de ondernemingsraad of VGWM-commissie eerst duidelijk moet weten met welke ‘bril’ ze het milieujaarverslag wil lezen en beoordelen. Want net als het schrijven van een milieujaarverslag is ook het lezen van een milieujaarverslag geen doel op zich.
Het milieujaarverslag kan gelezen worden met als doel om:

– te beoordelen of het beeld dat door het bedrijf aan de buitenwereld gepresenteerd wordt, klopt; – te beoordelen of de communicatie naar het eigen personeel voldoende is; – inzicht te krijgen in de voortgang van het milieubeleid en de daarbij optredende knelpunten. De checklist milieujaarverslag is een hulpmiddel bij het lezen en bespreken van het publieksverslag. Zij helpt om systematisch na te gaan of het alle informatie bevat die de OR nodig heeft. De checklist is niet bedoeld om het overheidsverslag te toetsen.

Het bespreken van het milieujaarverslag in de VGWM-commissie of ondernemingsraad kan tot verschillende vervolgactiviteiten leiden. Wanneer geconstateerd wordt dat er belangrijke informatie in het milieujaarverslag ontbreekt dan kan de ondernemingsraad dit kenbaar maken bij de directie. Vervolgens kan er een verzoek gedaan worden om aanvullende informatie.
De ondernemingsraad of VGWM-commissie kan de bespreking ook gebruiken om thema’s of discussiepunten te identificeren die extra aandacht behoeven of waarvan men vindt dat daar meer nadruk op moet komen te liggen. Deze thema’s of discussiepunten kunnen vervolgens ingebracht worden in het overleg met de directie of opgenomen worden in een activiteitenplan van de ondernemingsraad of VGWM-commissie.

De Checklist Milieujaarverslag: Gebruikswijzer
De checklist milieujaarverslag is een hulpmiddel bij het lezen en bespreken van het publieksverslag. Klopt het beeld zoals dat door het bedrijf naar buiten gebracht wordt?

Hierna volgt de electronische versie van de CHECKLIST MILIEUVERSLAG
Het zijn 40 vragen, verdeelt over de rubrieken: Algemeen, Milieuzorg, Milieu-effecten van de bedrijfsvoering, tegengaan van Milieu-effecten, Communicatie, Milieuvergunning, Plannen voor volgend jaar. Na het invullen van alle vragen en een druk op de KLAAR-button verschijnt er een Window met de score op alle rubrieken en een totaalscore.

CHECKLIST MILIEUVERSLAG

Druk op de toets ‘Klaar’ als u alle vragen heeft ingevuld.