Checklist
Milieujaarverslag
Voor Ondernemingsraden
en VGWM-commissies
Tekst en ontwerp van
de checklist: Marja Visser
Laatste update:23
juni 1999
Achtergrond
Zo'n 300 grotere bedrijven zijn met ingang van 1 januari 1999 door de
overheid verplicht gesteld om ieder jaar twee milieuverslagen uit te brengen:
een overheidsverslag en een publieksverslag. In deze milieujaarverslagen
legt het bedrijf "verantwoording" af over het gevoerde milieubeleid aan
de overheid, de eigen werknemers en andere belanghebbenden. Eind 1998
verschijnt de AmvB (Algemene maatregel van Bestuur) waarin precies staat
welke bedrijven aan deze verplichting moeten gaan voldoen.
Verschillende grote
bedrijven brachten al op vrijwillige basis een milieujaarverslag uit.
Toch heeft de overheid besloten om het opstellen van een milieujaarverslag
voor een grote groep bedrijven verplicht te maken. De belangrijkste reden
hiervoor is dat de overheid steeds meer op basis van vertrouwen afspraken
wil maken met de bedrijven over het milieubeleid. In ruil daarvoor moeten
de bedrijven ook een aantal dingen doen: een goed functionerend milieuzorgsysteem
opzetten, een bedrijfsmilieuplan opstellen én de gegevens over
de voortgang van het milieubeleid openbaar maken.
Milieu-organisaties,
werknemersorganisaties en bewonersgroepen hebben jarenlang aangedrongen
op een wettelijke verplichting voor het uitbrengen van een milieujaarverslag.
De belangrijkste overweging daarbij is geweest dat een milieujaarverslag
de communicatie tussen bedrijven en de belanghebbenden bij het milieubeleid
bevordert. Belanghebbenden zijn bijvoorbeeld de werknemers, de ondernemingsraad,
milieu-organisaties, afnemers, toeleveranciers, verzekeraars en aandeelhouders
etc. Het milieujaarverslag is dan ook geen doel op zich maar is een middel
om te laten zien welke inspanningen een bedrijf geleverd heeft en welke
resultaten bereikt zijn.
Ondernemingsraden
en VGWM-commissies zijn een belangrijke 'gebruiker' van het milieujaarverslag.
Zij hebben immers een taak in het stimuleren van milieuzorg in de bedrijven
en het creëren van draagvlak in de organisatie voor milieumaatregelen.
Om leden van de ondernemingsraad of VGWM-commissies behulpzaam te zijn
bij het lezen en beoordelen van het milieujaarverslag van hun bedrijf,
heeft FNV Bondgenoten de Checklist Milieujaarverslag ontwikkeld.
Twee
verslagen: Overheidsverslag en publieksverslag
De bedrijven die onder de nieuwe wettelijke verplichting komen te vallen
zullen niet één milieujaarverslag uitbrengen maar twee:
een overheidsverslag en een publieksverslag. Het overheidsverslag is een
gedetailleerd en technisch verslag. Het overheidsverslag komt in de plaats
van de vele rapportageverplichtingen waaraan bedrijven in het verleden
moesten voldoen. Deze rapportages zijn allemaal samengebracht in het overheidsverslag.
Op deze manier besparen de bedrijven veel tijd en administratieve rompslomp.
Door de overheid kan het milieujaarverslag onder andere worden gebruikt
om te controleren of het bedrijf aan de milieuvergunning voldoet. Daarom
is vrij nauwkeurig vastgelegd welke gegevens in het overheidsverslag moeten
staan.
Het publieksverslag
is een begrijpelijk, toegankelijk rapport. Het is bedoeld om belanghebbenden
op een toegankelijke manier te informeren over de milieubelasting van
een bedrijf en over de inspanningen van het bedrijf om de milieubelasting
te verminderen. Belanghebbenden zijn onder andere de werknemers, omwonenden,
milieu-organisaties, afnemers, toeleveranciers, banken, verzekeraars etc.
Ook aan het publieksverslag worden door de overheid eisen gesteld. In
ieder geval moet het publieksverslag een beschrijving bevatten van de
milieubelasting, de milieuzorg en de toekomstverwachtingen. Verder moet
het verslag beknopt, begrijpelijk en betrouwbaar zijn. In grote lijnen
komt het erop neer dat het publieksverslag een populaire samenvatting
is van het overheidsverslag.
Bedrijven die geregistreerd
zijn in het kader van het Europese milieubeheer- en milieu-auditsysteem
(EMAS) zijn niet verplicht om een publieksverslag op te stellen. Deze
bedrijven brengen in het kader van EMAS al regelmatig een publieksverslag
uit.
Volgens artikel 31a
lid 8 van de Wet op de ondernemingsraad (WOR) moet een bedrijf ongevraagd
een exemplaar van beide milieujaarverslagen ter bespreking aan de ondernemingsraad
of VGWM-commissie beschikbaar stellen.
Afhankelijk van de situatie kan een ondernemingsraad of VGWM-commissie
besluiten om ofwel het overheidsverslag ofwel het publieksverslag te gebruiken.
Heeft een OR of VGWM-commissie weinig ervaring met het milieubeleid, is
er weinig tijd beschikbaar of wil men zich tot de hoofdlijnen beperken,
dan is het beter om zich op het publieksverslag te richten. Heeft de OR
of VGWM-commissie wel ervaring met het milieubeleid en wil men zich meer
in de details van het milieubeleid verdiepen dan ligt het voor de hand
om daarnaast het overheidsverslag te gebruiken.
Bedrijven kunnen
onderdeel uitmaken van een concern. Meestal brengt een concern ook een
publieksverslag uit voor alle onderdelen tezamen. Voor de ondernemingsraad
of VGWM-commissie is het concernverslag echter minder interessant dan
het milieuverslag van de eigen vestiging. Een concernverslag moet weliswaar
informatie bevatten van alle afzonderlijke bedrijven maar die informatie
zal minder uitgebreid zijn dan in het vestigingsverslag.
Het
milieujaarverslag als onderdeel van het milieubeleid
Het milieujaarverslag is een onderdeel van het bedrijfsmilieubeleid. De
andere onderdelen zijn:
- Het bedrijfsmilieuplan.
Hierin legt het bedrijf vast welke prioriteiten gekozen zijn en welke
doelen in de komende vier jaar gesteld zijn. Het bedrijfsmilieuplan
wordt goedgekeurd door de overheid. De ondernemingsraad heeft op basis
van de WOR adviesrecht over het bedrijfsmilieuplan;
- Het milieujaarplan.
In een milieujaarplan worden de maatregelen genoemd die het bedrijf
in een kalenderjaar wil doorvoeren. Onderdeel van het milieujaarplan
is de financiering van het milieubeleid (o.a. personeelskosten, heffingen
voor lozingen en afvalverwijdering, opleidingskosten, terugverdieneffecten
en investeringen in milieumaatregelen);
- Het milieuzorgsysteem.
Met een milieuzorgsysteem kan een bedrijf inzicht krijgen in, grip krijgen
op en streven naar vermindering van de effecten van de bedrijfsvoering
op het milieu. Soms laat een bedrijf haar zorgsysteem certificeren.
Dat houdt in dat een extern bureau controleert of het systeem aan bepaalde
eisen voldoet. Het externe bureau kijkt niet naar de resultaten van
het gevoerde milieubeleid. Dat doet de overheid én in toenemende
mate de ondernemingsraad of VGWM-commissie.
- De milieuvergunning.
Ieder bedrijf dat onder de werkingssfeer van de Wet Milieubeheer (Wm)
en de Wet Verontreiniging Oppervlaktewateren (Wvo) valt, dient een milieuvergunning
respectievelijk Wvo-vergunning te hebben.
De onderdelen vormen
een stevig fundament voor het milieubeleid van het bedrijf. De maatregelen
in het milieujaarplan passen als het goed is binnen de prioriteiten en
doelstellingen uit het bedrijfsmilieuplan. De milieuvergunning en het
bedrijfsmilieuplan hebben in grote lijnen dezelfde inhoud. In het milieuzorgsysteem
staat beschreven hoe alle onderdelen van de organisatie bijdragen aan
de uitvoering van de maatregelen en wie waarvoor verantwoordelijk is.
In het milieujaarverslag wordt gerapporteerd over inspanningen, de bereikte
resultaten en mogelijke knelpunten.
Doel
van de checklist
De Checklist Milieujaarverslag is gemaakt voor ondernemingsraden en VGWM-commissies.
Voordat uitgelegd wordt wat het doel van de checklist is en waarvoor hij
gebruikt kan worden, wordt eerst kort stil gestaan bij de rol van ondernemingsraden
en VGWM-commissies bij milieu.
Sinds kort is de
milieuzorg als zelfstandig onderdeel opgenomen in de Wet op de Ondernemingsraad
(WOR). Daarmee is milieu een volwaardig onderdeel geworden van de medezeggenschap
in bedrijven. De betrokkenheid van de ondernemingsraad of de door hem
ingestelde VGWM-commissie is formeel in de wet verankerd. Volgens artikel
28 lid 4 van de WOR heeft de ondernemingsraad een actieve taak op het
gebied van milieuzorg. Ook is de werkgever volgens artikel 25 lid 1 van
de WOR verplicht om advies aan de ondernemingsraad te vragen als hij van
plan is om belangrijke maatregelen te treffen die de zorg van de onderneming
voor het milieu betreffen. Onder een belangrijke maatregel wordt volgens
de wet verstaan 'het treffen of wijzigen van een beleidsmatige, organisatorische
of administratieve voorziening in verband met het milieu'. Gedacht kan
worden aan het opstellen van het bedrijfsmilieuplan, het investeren in
bijvoorbeeld een nieuwe afvalwaterzuiveringsinstallatie of het certificeren
van het milieuzorgsysteem.
Ondernemingsraden
en VGWM-commissies kunnen hun milieutaak op veel manieren uitoefenen.
Dat kan variëren van het af en toe uitnodigen van de milieucoördinator
in de vergadering tot het houden van eigen milieurondes over de verschillende
bedrijfsafdelingen om milieuknelpunten te inventariseren; van het beoordelen
van het bedrijfsmilieuplan tot het zitting nemen in de milieucommissie
die de uitvoering van het milieubeleid in het bedrijf coördineert.
Belangrijk is om in de gaten te houden wat precies de verantwoordelijkheid
en de doelstelling van de ondernemingsraad of VGWM-commissie is. Kiest
een ondernemingsraad bijvoorbeeld als doelstelling het toetsen van het
milieubeleid dan is een daarbij passende activiteit het beoordelen van
het bedrijfsmilieuplan en de milieujaarplannen. Wordt het accent juist
gelegd bij het oplossen van milieuknelpunten op de werkvloer dan kan een
activiteit zijn om op iedere afdeling een contactpersoon milieu te krijgen
of om regelmatig eigen milieurondes over de verschillende afdelingen te
houden.
Het bespreken van
het milieujaarverslag is in principe ook een invulling van de milieutaak
van de ondernemingsraad. Ook hiervoor geldt dat de ondernemingsraad of
VGWM-commissie eerst duidelijk moet weten met welke 'bril' ze het milieujaarverslag
wil lezen en beoordelen. Want net als het schrijven van een milieujaarverslag
is ook het lezen van een milieujaarverslag geen doel op zich.
Het milieujaarverslag kan gelezen worden met als doel om:
- - te beoordelen
of het beeld dat door het bedrijf aan de buitenwereld gepresenteerd
wordt, klopt;
- - te beoordelen
of de communicatie naar het eigen personeel voldoende is;
- - inzicht te krijgen
in de voortgang van het milieubeleid en de daarbij optredende knelpunten.
De checklist milieujaarverslag
is een hulpmiddel bij het lezen en bespreken van het publieksverslag.
Zij helpt om systematisch na te gaan of het alle informatie bevat die de
OR nodig heeft. De checklist is niet bedoeld om het overheidsverslag
te toetsen.
Het bespreken van
het milieujaarverslag in de VGWM-commissie of ondernemingsraad kan tot
verschillende vervolgactiviteiten leiden. Wanneer geconstateerd wordt
dat er belangrijke informatie in het milieujaarverslag ontbreekt dan kan
de ondernemingsraad dit kenbaar maken bij de directie. Vervolgens kan
er een verzoek gedaan worden om aanvullende informatie.
De ondernemingsraad of VGWM-commissie kan de bespreking ook gebruiken
om thema's of discussiepunten te identificeren die extra aandacht behoeven
of waarvan men vindt dat daar meer nadruk op moet komen te liggen. Deze
thema's of discussiepunten kunnen vervolgens ingebracht worden in het
overleg met de directie of opgenomen worden in een activiteitenplan van
de ondernemingsraad of VGWM-commissie.
De
Checklist Milieujaarverslag: Gebruikswijzer
De checklist milieujaarverslag is een hulpmiddel bij het lezen en bespreken
van het publieksverslag. Klopt het beeld zoals dat door het bedrijf naar
buiten gebracht wordt?
Hierna volgt de electronische
versie van de CHECKLIST MILIEUVERSLAG
Het zijn 40 vragen, verdeelt over de rubrieken: Algemeen, Milieuzorg,
Milieu-effecten van de bedrijfsvoering, tegengaan van Milieu-effecten,
Communicatie, Milieuvergunning, Plannen voor volgend jaar. Na het invullen
van alle vragen en een druk op de KLAAR-button verschijnt er een Window
met de score op alle rubrieken en een totaalscore.
CHECKLIST MILIEUVERSLAG
Druk op de toets
'Klaar' als u alle vragen heeft ingevuld.
|