Veel Ondernemingsraden en werknemers zijn ontevreden over de samenwerking met de Arbodienst. Voor een goed arbo-beleid in de onderneming is een eerste vereiste dat er duidelijke afspraken zijn tussen Ondernemingsraad en Arbodienst en dat de werkgever deze onderschrijft.

Afspraken over arbobeleid zijn primair afspraken tussen werkgever en OR. De OR voert overleg met de werkgever en heeft instemmingsrecht (Wet op de Ondernemingsraden artikel 27) over de keuze van en het contract met de Arbodienst, en met de inhoud van het verzuimbeleid.

FNV Bondgenoten adviseert dit overleg te laten resulteren in de afspraak tussen OR en werkgever, dat de OR met de Arbodienst een protocol afsluit over de samenwerking tussen OR en Arbodienst.

In het contract tussen de werkgever en de Arbodienst zal dan een passage staan dat de Arbodienst met de OR een protocol afsluit over de wijze van samenwerken, zodat de werkgever formeel ook gebonden is aan ondersteuning. Dit is van belang voor het welslagen van de uitvoering van het protocol! Het protocol zelf kan een bijlage zijn bij het contract tussen werkgever en Arbodienst.

Ook wanneer het bedrijf al een contract met een Arbodienst heeft, is het aan te bevelen dat de OR met de werkgever het protocol bespreekt en vastlegt. U kunt dit ook goed aan de orde stellen bij de contractverlenging.

Wanneer de werkgever zonder overleg met de OR een contract heeft afgesloten, moet erop gewezen worden dat de werkgever in strijd met de Arbo-wet heeft gehandeld. Indien de werkgever weigert om met de OR te overleggen over de keuze van en de inhoud van het contract met de Arbodienst kan de OR bij de Arbeidsinspectie om wetstoepassing vragen.

Aarzel niet om zonodig zelf als OR contact op te nemen met de Arbodienst om de samenwerking te bespreken. Hoewel medewerking van de directie van belang is om de naleving van het protocol te kunnen afdwingen, kan rechtstreeks contact met de Arbodienst bij dragen aan de tot standkoming van het protocol. In het overleg kunt u zelf de doelstelling van het samenwerkingsprotocol verduidelijken: "Goede arbeidsomstandigheden en een goede sociaal medische begelding in het bedrijf moet gedragen worden door werkgever, Arbodienst en werknemers".

Voorbeeld Protocol OR-Arbodienst

1.1. De samenwerking OR - Arbodienst
De samenwerking bestaat onder meer uit:
a. keuze van en contract met de Arbodienst;
b. geregeld overleg tussen Arbodienst en OR;
c. het uitwisselen van relevante informatie tussen OR en Arbodienst;
d. klachtenprocedure
e. faciliteiten.
De 5 onderdelen zullen hieronder nader worden uitgewerkt.

2. Keuze van en contract met de Arbodienst

2.1. De Arbodienst zal vóór aanvang van de afzonderlijke werkzaamheden de directie van het bedrijf wijzen op de rechten van de OR in deze, voortvloeiend uit de WOR en/of de Arbo-wet.

2.2. Eens per jaar worden de werkzaamheden van de Arbodienst ten behoeve van het bedrijf geëvalueerd. De evaluatie vindt in elk geval plaats voordat de Arbodienst met de werkgever een nieuw contract afsluit, zodat de OR in staat is om een gefundeerd oordeel te formuleren over het beleid, het functioneren van de Arbodienst en de inhoud van het contract.

3. Overleg OR - Arbodienst
De Arbodienst zal regelmatig overleg voeren met de OR. Dit betekent dat de Arbodienst: minimaal twee keer per jaar overleg heeft met de OR. In dit overleg wordt in elk geval besproken: het werkplan, het jaarverslag, de evaluatie van de Arbodienst en de OR kan zijn wensen kenbaar maken.

3.1. Voorbereiding voor overleg OR - Arbodienst:
Ter voorbereiding van het overleg zal de contactpersoon voor de OR overleg plegen met de contactpersoon van de Arbodienst over de te bespreken onderwerpen, de plaats en het tijdstip.

3.2. Arbodienst in OR/VGWM-commissievergadering:
De Arbodienst komt op verzoek in de OR/VGWM-commissievergadering arbo-vraagstukken toelichten en adviseert desgevraagd de OR.

3.3. Het werkplan:
De Arbodienst zal zijn werkzaamheden voor het betrokken bedrijf, voor aanvang van de werkzaamheden, in de vorm van een "werkplan" aan de OR presenteren.

3.4. Het jaarverslag:
Eens per jaar worden de werkzaamheden van de Arbodienst ten behoeve van het bedrijf geëvalueerd in de vorm van een jaarverslag. De Arbodienst zal schriftelijk verslag uitbrengen over de inhoud en de uitvoering van de adviezen, de werkzaamheden, de knelpunten, alsmede de resultaten in de ogen van de Arbodienst. In deze evaluatie zal apart aandacht worden geschonken aan de samenwerking OR - Arbodienst en aan de ervaring van werknemers met de Arbodienst.
Ook de OR levert een schriftelijke bijdrage aan deze evaluatie.

4. Uitwisselen van informtie tussen OR en Arbodienst

4.1. Arbodienst en OR verklaren zich bereid om te allen tijde relevante en noodzakelijke informatie uit te wisselen.

4.2. De Arbodienst garandeert dat alle correspondentie met de directie van het bedrijf en in het bijzonder de aan het bedrijf uitgebrachte rapporten en adviezen, rechtstreeks, integraal en op hetzelfde moment bij de OR terechtkomen, tenzij het gaat over individuele personen en de privacy-voorschriften zich hiertegen verzetten.

4.3. Indien de Arbodienst, naast de in zijn jaarplan gepresenteerde werkzaamheden, andere activiteiten ten behoeve van het bedrijf gaat uitvoeren, zal deze de OR hiervan z.s.m. in kennis brengen.

4.4. De Arbodienst zal adviezen zoveel mogelijk schriftelijk uitbrengen; mondeling uitgebrachte adviezen zullen altijd schriftelijk bevestigd worden, tenzij de privacy van individuele personen hierdoor geschaad zou worden.

5. Klachtenprocedure
In overleg met de OR wordt de toepassing en bekendmaking van een klachtenprocedure geregeld. Doel hiervan is werknemers van het bedrijf die klachten hebben over de behandeling/begeleiding door de Arbodienst, in de gelegenheid te stellen deze klachten
- indien gewenst anoniem - te uiten.

6. Faciliteiten
Om het optimaal en onafhankelijk functioneren van de Arbodienst te bevorderen overleggen directie, OR en Arbodienst tenminste 1 maal per jaar over de faciliteiten ten behoeve van de Arbodienst op het bedrijf. Dit omvat onder andere de toegankelijkheid en bereikbaarheid van de dienst voor werknemers en OR.

7. Contactpersonen OR en Arbodienst
Ter bevordering van het onderlinge contact tussen de Arbodienst en de OR wijzen beiden een vaste contactpersoon aan, die tussen bovengenoemde overleggen het contact tussen de instanties onderhouden.

Voor de Arbodienst is de contactpersoon
...............................................
Werkzaam als
...............................................
Te bereiken op tel.nr.:
...............................................

Voor de OR is de contactpersoon:
...............................................
Te bereiken op tel.nr.:
...............................................
dan wel de secretaris van de OR / de secretaris van de VGWM-commissie van de OR.

Datum:.........................

Handtekening Voorzitter Ondernemingsraad
............................

Handtekening Arbodienst
............................

Namens de directie (voor akkoord):
..................................